راه حل‌هایی برای شش چالش فضای کار اشتراکی – قسمت اول
نارضایتی در تمام محل کارها، شرکت‌ها، اداره‌ها و سازمان‌ها هست. شاید این شش چالش فضای کار اشتراکی برای دیگر محیط های کاری هم باشد. همیشه هم کسی پیدا می‌شود که از اوضاع موجود در اتاق کار، صندلی، همکاران کناری و در و پنجره ساختمان و خلاصه حتی از چشم‌های باز مسئول خدمات شکایت داشته باشد. با وجود آزادی‌های موجود در فضای کار اشتراکی و محدوده امنی که در این جا داریم، باز هم مشکلاتی پیدا می‌شوند. در یک نظرسنجی که توسط یکی از مدیران فضای اشتراکی انجام شده، شش عامل و چالش اصلی را دسته بندی کرده ایم. بالاتر از هفتاد و پنج درصد حاضرین از فضای کار مشترک رضایت دارند. چالش‌ها برای 25 درصد باقی مانده است. رفع شدن این چالش‌ها می‌تواند فضای کار اشتراکی را همچنان محیطی امن و پرطرفدار برای فریلنسرها نگه دارد. گزینه اجاره کردن دفتر همیشه برای یک تیم استارتاپی کوچک وجود دارد. اما اشتراک فضای کار مزایای خودش را حفظ می‌کند.
شش چالش فضای کار اشتراکی
بر اساس نظرسنجی کلاچ، اینها مهمترین چالش‌هایی است که اپراتورهای فضایی همکار باید برای رفع آنها استفاده کنند. همان طور که گفته شد این شش چالش فضای کار اشتراکی مربوط به کمتر از یک چهارم اعضا است.
حواس پرتی و سر و صدا (48٪)
عدم رعایت حریم خصوصی (48٪)
فضای محدود (39٪)
تجهیزات ناکافی (31٪)
عدم توانایی شخصی سازی فضای کار (31٪)
مسائل امنیتی / ایمنی (23٪).
یک) حواس پرتی و سر و صدا
مهم ترین شکایت و شاید اصلی ترین شکایت را باید سر و صدا دانست. البته اگر با خودمان صادق باشیم، در شرایط کارمندی هم سر و صدا آزار دهنده است. همیشه چند نفری پیدا می‌شوند که موقع صحبت کردن، صدای خنده شان فضا را بگیرد. خندیدن بخش خوب داستان است. صدای شکایت و ناراحتی و دلخوری از مدیر و فلان کارمند، یا گرما و سرمای محیط، چالش بزرگتری است. برای رد شدن از این چالش، هدفون و هندزفری گزینه ای است که معمولاً استفاده می‌شود. اما بعضی از فعالیت‌ها هستند که نیاز به تمرکز دارند. موزیک گوش دادن خودش باعث حواس پرتی و عدم تمرکز می‌شود.
سر و صدای محیط هر قدر هم کم باشد، بالاخره می‌تواند تمرکز کسی را به هم بزند که به مشکل سختی خورده و مستعد از دست دادن تمرکز است.
چند راه حل دیگر برای کاهش سر و صدا
برای رفع این این چالش فضای کار اشتراکی در زاویه، میزها به صورت جزیره ای طراحی شده اند که صحبت کردن همکاران با یکدیگر، نتواند روی افراد زیادی تاثیر بگذارد. فضای آشپزخانه جایی مجزا از محل کار است. به طورکه گپ و گفت‌های دوستانه می‌تواند به میزهای روبروی آشپزخانه منتقل شود.
باجه‌های تلفن که برای مکالمه‌های صوتی و ویدئویی طراحی شده، گزینه بعدی هستند. اگرچه در این باجه‌ها، تلفنی پیدا نمی‌کنید، اما صدای شما با بسته شدن در باجه دیگر به بیرون نخواهد رفت.
سر و صدا در زاویه با توجه به بلند بودن سقف، کمتر پخش می‌شود و آرامش و سکوت بیشتری در این محیط وجود دارد. شکایت‌ها معمولاً در گروه اعضا و به صورت چت بیان می‌شود. بنابراین بخش بزرگی از چالش سر و صدا در زاویه برطرف شده است.
راه حل‌های دیگری که برای این چالش فضای کار اشتراکی در زاویه انجام شده، استفاده از گیاهان به دفتر برای ایجاد موانع و جذب صدا است. همچنین دیواره‌های کناری، توسط پانل‌های نویزگیر پوشانده شده که صدا در فضا پخش نشود. این پانل‌ها که در تمام محیط زاویه دیده می‌شوند، باعث می‌شود صداهای همکاران، وسایل موجود در فضا و صداهای محیطی دیگر به دیواره‌ها جذب شوند.
با وجود باز بودن فضای سوله در زاویه، بخش‌های فرو رفته ای را می‌بینیم که برای کاهش دادن صداها طراحی شده اند.
دو) نداشتن حریم خصوصی
مانع بزرگتر یا چالش فضای کار اشتراکی برای اعضا، حفظ حریم خصوصی است. ارزش آن اگر بیشتر از سر و صدا نباشد، کمتر نیست. مزیت اصلی فضای کار اشتراکی به کافه در داشتن همین حریم خصوصی است. حالا اگر حفظ حریم خصوصی دچار مشکل بشود، نارضایتی ایجاد می‌شود.
این تصور را داشته باشیم که کار هر کسی برای خودش ارزشمند است و داشتن حریم خصوصی برای پیشرفت شغلی لازم است. نیاز به حریم خصوصی در حد داشتن فضایی برای صحبت‌های شخصی، نگهداری از اطلاعات و وسایل و اطمینان داشتن از امنیت وسایلش در فضای کار، اهمیت زیادی دارند.
یکی از دلایلی که افراد از کار در شرکت‌ها فرار می‌کنند، خدشه دار همین حریم شخصی است. نبود فضایی که مربوط به مربوط به حریم خصوصی فضایی، صوتی و بصری باشد. پیدا شدن این سوال که آیا همانطور که من می‌توانم دیگران را بشنوم و دیگران هم می‌توانند من را بشنوند؟ آیا می‌توانم افراد دیگر را ببینم و آیا آنها می‌توانند من را ببینند؟ آیا این منطقه کاری فقط برای من است یا باید آن را به اشتراک بگذارم؟
بهترین راه برای مقابله با حریم خصوصی در محیط‌های فضایی همکار، امکان انتخاب اعضا، حتی برای اعضائی است که عضویت میز اختصاصی ندارند. این کار می‌تواند با طراحی پارتیشن‌های و پانل‌های جدا کننده به سادگی انجام بشود. ایجاد تعادل بین بخش‌های مختلف فضای کار، راهکار دیگری است که تمام فضای را امن می‌کند.
امنیت شبکه‌های اینترنت، عدم دسترسی دیگران به اطلاعاتی که استفاده می‌کنیم و در یک عبارت امنیت آنلاین، ملاک دیگر است.
سه) محدود بودن فضای کار اشتراکی
کوچک بودن میزها، به هم ریختگی فضای اطراف، و نداشتن فضای کافی برای قرار دادن وسایل، چالش بعدی است. اعضایی که صندلی یا میز کار اجاره می‌کنند، گزینه اصلی برای این شکایت هستند. اگر متراژ مربعی که به ازای هر نفر در فضای کار اشتراکی در نظر گرفته شده، از محدوده فضا در دفاتر شرکتی خیلی کمتر باشد، این احساس ایجاد می‌شود. در حالت کلی، متراژ مربع هر نفر در فضای کار اشتراکی، کمتر از دفتر خصوصی است. این موضوع وقتی که اعضای فضای کار بالا می‌رود، بیشتر به چشم می‌آید. این موضوع باعث افزایش سر و صدا، افزایش عوامل حواس پرتی و کاهش فضای اختصاصی برای هر نفر می‌شود.
این چالش به روش متفاوتی در زاویه و دیگر فضاهای کار اشتراکی حل شده است. افزایش فضاهای در دسترس برای هر نفر با ایجاد فضاهای استراحت، مانند لمکده، کتابخانه، فضاهای صحبت و نشستن، در بهبود حال اعضا کارساز است. به طور معمول در این فضاها، چند نفری در حال صحبت چندنفره، یا استراحت کردن پیدا می‌شوند.
هر کدام از اعضا می‌توانند بدون هیچ محدودیتی به این فضاها دسترسی داشته باشند تا در صورت خالی بودن صندلی، لمکده یا فضاهای خالی، از آن استفاده کنند. در نتیجه فضای استراحت از فضای کاری جدا شده و هر کدام کارکرد خودشان را حفظ می‌کنند.